La transformación digital en las organizaciones ha pasado de ser una oportunidad a una necesidad. Sin embargo, muchas veces las empresas se encuentran con barreras, como la falta de recursos, la complejidad de los sistemas o la dependencia de los desarrolladores.

En este artículo hablaremos sobre Power Platform, la plataforma de Microsoft que te permite crear soluciones empresariales personalizadas, analizar datos y automatizar procesos sin necesidad de escribir una sola línea de código.

¿Qué es Power Platform?

Reducir el trabajo repetitivo, minimizar los errores humanos y agilizar el seguimiento y control de las tareas son sólo algunos de los retos a los que se enfrentan las empresas en su camino hacia la digitalización. Para seguir siendo competitivas, las empresas necesitan contar con soluciones ágiles e inteligentes que les ayuden a abordar los nuevos desafíos de manera segura.

Power Platform es una plataforma de Microsoft que te permite crear soluciones empresariales personalizadas sin necesidad de escribir código. Con Power Platform puedes analizar datos, optimizar procesos, crear aplicaciones y chatbots con inteligencia artificial, y conectarlos con otros servicios de Microsoft y de terceros.

Además, al ser una plataforma de desarrollo de bajo código, requiere pocos conocimientos técnicos para poder implementar soluciones muy potentes que ayuden a tus equipos a trabajar de manera efectiva y segura.

No te pierdas nuestro evento digital el próximo 30 de noviembre, en el que nuestros expertos explicarán cómo puedes maximizar el potencial de Dynamics 365 creando tus propias aplicaciones con Power Platform. ¡Inscríbete aquí!

¿Qué herramientas incluye Power Platform?

• Power Apps: Es una herramienta de creación de aplicaciones con la que puedes diseñar y publicar aplicaciones móviles y web para diferentes escenarios, como formularios, encuestas, inventarios, etc.
• Power Automate: Es una herramienta de automatización de procesos que se utiliza para crear flujos de trabajo que conectan diferentes acciones y servicios, como enviar correos electrónicos, actualizar registros, sincronizar archivos, etc.
• Power BI: Es una herramienta de análisis de datos que te permite crear informes y paneles interactivos para visualizar y compartir información relevante para tu negocio y así tomar decisiones más informadas y, en consecuencia, más inteligentes.
• Power Virtual Agents: Es una herramienta de creación de chatbots que te permite diseñar y desplegar agentes virtuales que pueden interactuar con tus clientes o empleados a través de diferentes canales, como web, móvil, Teams, etc.
• Power Pages: Es una herramienta de creación de sitios web con la que puedes diseñar, configurar y publicar sitios web comerciales modernos orientados al exterior que se conecten con los datos de Microsoft Dataverse y con otros servicios de Microsoft y de terceros.

Microsoft ofrece Power Platform dentro de su plataforma en la nube para la productividad, Microsoft 365. Asimismo, está integrado con Dynamics 365 y Azure.

Beneficios que pueden obtener las empresas maximizando el potencial de Power Platform en su camino de digitalización:

• Concentrar y ubicar la información y los procesos: Es vital que la información sea compartida de una manera ágil y unificada. Mediante las herramientas especializadas de Power Platform puedes concentrar en una sola ubicación el conocimiento en lugar de que esté desperdigado en buzones de usuarios, ficheros en unidades de red, discos duros e, incluso, en la cabeza del responsable.
• Reducir el trabajo repetitivo: Cuando la información y los procesos no están debidamente organizados se acostumbra a añadir trabajos repetitivos que pueden resultar frustrantes e inducir a errores. Power Platform te permite automatizar aquellas tareas repetitivas para que las personas puedan dedicar su tiempo a tareas que aporten más valor.
• Minimizar los errores humanos: En la realización de tareas rutinarias se pueden cometer más errores debido, entre otros factores, a la perdida de atención repitiendo el mismo proceso una y otra vez. Al automatizarlos reducimos los erros humanos, que son la consecuencia más evidente de procesos mal definidos.
• Homogeneizar los procedimientos internos: De esta manera se garantiza que cada persona use siempre el mismo proceso para trabajar evitando tener varios procesos diferentes para el mismo fin.
• Agilizar el seguimiento y control de las tareas: Gracias a usar un proceso homogeneizado seremos capaces de ver en qué situación nos encontramos y tendremos un control de la ejecución de las tareas.

Las cinco herramientas de Power Platform son poderosas por sí solas, pero juntas maximizan su poder. Debajo te explicamos cada una en detalle:

Power Apps: Crea y comparte aplicaciones rápidamente

PowerApps permite crear aplicaciones de negocio que se conectan fácilmente con datos, usan expresiones lógicas como Excel y funcionan en la mayoría de los navegadores web y plataformas móviles (Android, iOS y Windows).

Con PowerApps las personas de negocio puedan crear sus propias aplicaciones de manera autónoma y según sus necesidades a través de sencillos formularios visuales que permiten mostrar e introducir datos de distintas fuentes de información, tanto dentro como fuera de Microsoft 365.

A través de la consulta y creación de datos de PowerApps, las organizaciones tienen una forma de homogeneizar y estandarizar la recopilación de la información, de manera que todos los empleados puedan incorporar y consumir información de la empresa válida, actualizada y accesible.

En tres años, las capacidades premium de Power Platform han generado una rentabilidad del 140% sobre la inversión.

          Fuente: Microsoft.

Power Automate: Simplifica las tareas repetitivas y los procesos

Power Automate es un servicio que permite crear flujos de trabajo para automatizar procesos de negocio de diferentes tipologías de forma rápida y segura. La principal característica de estos flujos es que están basados en el modelo de “cuando ocurre una cosa ejecuta esta serie de acciones”, conocido en inglés cómo “if this then that”.

Este modelo permite crear flujos que se desencadenan por motivos múltiples, como por ejemplo, cuando se inserta un nuevo registro desde una aplicación de PowerApps, o alguien carga un documento en una biblioteca de SharePoint Online, o algo ocurre en alguno de los servicios accesibles desde los cientos de conectores de datos que ofrece la herramienta. A continuación, el sistema permite realizar acciones de todo tipo, desde enviar correos electrónicos de notificación, pasando por iniciar procesos de aprobación, hasta alterar los datos en otros orígenes de información.

Crear estos flujos de trabajo es realmente fácil a través de su diseñador que permite componer los procesos arrastrando cajas y enlazándolas de manera sencilla para proporcionar los datos necesarios a cada paso del procedimiento implementado. Los usuarios de negocio podrán crear desde los flujos más sencillos hasta procesos con condiciones complejas y múltiples ramificaciones, todo sin programar ni una sola línea de código.

Con la implementación de los procesos de negocio a través de Power Automate, las organizaciones pueden procesar la información de manera rápida, continua, controlada y sobre todo homogénea; de forma que los procedimientos de la organización no dependan exclusivamente de la carga de trabajo y motivación de una o varias personas.

Con Power Automate puedes automatizar tareas repetitivas, rutinarias o complejas que antes requerían intervención manual.

Power BI: Descubre conocimiento oculto en tus datos

Con los datos introducidos mediante PowerApps y procesados con Power Automate, las organizaciones necesitan visualizar esta información de manera agregada para entender mejor como está funcionando el negocio.

Con Power BI podrás dar sentido a tus datos y tomar decisiones empresariales rápidas y apropiadas proporcionando a todas las personas implicadas conocimientos basados en los datos para obtener respuestas inmediatas. La solución nos ayuda a incorporar información de todos nuestros sistemas, unificarla y visualizarla de forma interesante, relevante y sobre todo en tiempo real, lo que nos ayuda a tomar mejores decisiones de forma ágil y más rápida.

Podemos conectar fácilmente nuestras bases de datos a Power BI para realizar análisis comerciales de forma rápida e independiente. La aplicación se conecta a muchas bases de datos, tanto localmente como en la nube. En colaboración con otras aplicaciones como, entre otras, Dynamics 365, Azure SQL Database, Salesforce, Excel y SharePoint, permite la creación de resúmenes detallados que ayudarán a tomar muchas decisiones críticas en tu empresa.

Power Virtual Agents: Responde con rapidez a las necesidades de tus clientes y empleados

Power Virtual Agents permite crear fácilmente chatbots para conversar con los clientes o empleados sin necesidad de programación ni conocimientos en Inteligencia Artificial, ayudando a las empresas a solventar problemas de lentitud en cadenas humanas.

Los bots te permiten interactuar con tus clientes y empleados en cualquier conversación y resolver fácilmente los asuntos cotidianos para que tu equipo se centre en asuntos complejos.

Esta solución incluye, además, la posibilidad de extender sus capacidades a través de Power Automate, lo cual amplía sus capacidades permitiendo crear agentes conversacionales mucho más potentes.

Power Pages: Crea tus propios sitios web

La última herramienta de Power Platform es Power Pages, con la que podrás diseñar y publicar páginas web rápidas, seguras y fáciles de utilizar con diferentes propósitos, como mostrar información, recoger datos, ofrecer servicios o interactuar con los usuarios.

Tus páginas web de Power Pages pueden adaptarse a diferentes dispositivos e integrase con otras herramientas de Power Platform, como Power Apps, Power Automate, Power BI o Power Virtual Agents.

Soluciones transversales de Power Platform

Microsoft nos ofrece una serie de soluciones que ayudan a ampliar las posibilidades de Power Platform:

• Conectores de datos: Todas las soluciones que componen Power Platform tienen una característica común muy especial, los conectores de datos. Estos conectores permiten, en el contexto de cada servicio, acceder a la información y funcionalidades de otras herramientas en la nube (incluidos centenares de servicios que no son de Microsoft) permitiendo consultar, modificar y recopilar datos de fuentes muy diversas e incorporarlas a los procesos de negocio de la organización.
• Microsoft Dataverse: Microsoft Dataverse permite almacenar y gestionar de manera segura los datos utilizados por las soluciones implementadas con Power Platform.
• AI Builder: AI Builder es una solución que permite agregar fácilmente inteligencia artificial a flujos de trabajo y Power Apps, así como predecir resultados para ayudar a mejorar el rendimiento empresarial sin necesidad de escribir código.
• Power Fx: Es un lenguaje de programación de bajo código que se usa para crear fórmulas y expresiones en Power Apps. Está basado en Excel y tiene una sintaxis simple y familiar.
• Managed Enviroments: Son espacios aislados donde puedes crear y administrar tus aplicaciones, flujos y datos de Power Platform. Te permiten controlar el acceso, la seguridad y el ciclo de vida de tus soluciones.

No te pierdas nuestro próximo evento digital en el que nuestros expertos explicarán cómo maximizar el potencial de Dynamics 365 creando tus propias aplicaciones con Power Platform. ¡Inscríbete aquí!

En este artículo os compartimos las últimas novedades de Stream, Teams y Office que hemos considerado más interesantes para aprovechar el máximo potencial que nos ofrecen:

Microsoft Teams

Filtros adicionales para la vista de aprobaciones

La aplicación Aprobaciones proporciona una forma sencilla de llevar la auditoría, el cumplimiento, la responsabilidad y los flujos de trabajo a las aprobaciones estructuradas y no estructuradas en Teams.

La lista de aprobaciones de Microsoft Teams dentro de la aplicación personal incluye filtros adicionales para filtrar la lista de aprobaciones que como usuarios debemos aprobar o rechazar. Ahora, se puede buscar palabras clave en el título de la aprobación o filtrar por aprobaciones solicitadas o personalizadas. Se prevé que Microsoft añada más filtros en el futuro.

Microsoft Stream

Crea listas de reproducción de vídeos con Microsoft Lists

Los usuarios podrán organizar los vídeos de OneDrive y SharePoint en listas de reproducción para facilitar su consumo y distribución. Las personas con acceso a la lista de reproducción y a los archivos de esta pueden ver/escuchar los archivos de vídeo/audio en orden o saltar hacia adelante y hacia atrás entre los elementos de la lista de reproducción.

Las listas de reproducción de Stream se crean y se acceden a través de Microsoft Lists, y pueden utilizar otras funciones de Lists. Las listas de reproducción pueden crearse directamente desde Stream y a través de los flujos de creación de Listas en Office, SharePoint y Microsoft Lists. Los usuarios pueden añadir cualquier archivo de vídeo y audio a una lista de reproducción a la que tengan acceso. Se puede acceder a las listas de reproducción desde stream.office.com o desde la página de inicio de Microsoft Lists.

Busca en la transcripción de los vídeos

Esta función permite a los usuarios que están viendo un vídeo, buscar palabras clave contenidas en la transcripción del vídeo. Esta función está disponible en los archivos de vídeo que tienen transcripciones y están almacenados en OneDrive o SharePoint y que se consumen con Microsoft Stream.

Los usuarios pueden navegar por los resultados de la búsqueda y hacer clic en una parte de la transcripción para ir al punto correspondiente del vídeo. Para hacerlo, necesitarán permisos de visualización o edición en un archivo para buscar en la transcripción.

Nota: Esta función sirve para buscar la transcripción de un solo vídeo. Los usuarios también tienen la opción de buscar en las transcripciones de todos los vídeos que tengan permiso para ver mediante la búsqueda de Microsoft 365.

 Revisa las analíticas de visualizaciones

Microsoft Stream lanza el apartado de Analytics dentro de la experiencia del reproductor web. Ahora, los usuarios pueden ver el recuento total de visitas y espectadores del vídeo durante los pasados 7, 30 y 90 días, así como un recuento histórico mediante gráficos de líneas en el panel del complemento. Los propietarios y editores de vídeos pueden desactivar el complemento para los usuarios con permisos de «sólo visualización».

Aplicaciones de Office

Nuevo aspecto de Office en vista previa

Microsoft ha anunciado el nuevo aspecto de Office para la Web y aplicaciones instaladas de Office. Se han cambiado los elementos visuales para darle un aspecto limpio y moderno que ayude a los usuarios a concentrarse, manteniendo la ubicación de los comandos y de los iconos, y sin cambiar el nombre de ninguna función.

Insights del evento digital: “Descubre cómo llevar la automatización de tus procesos de negocio al siguiente nivel gracias a la inteligencia artificial.”

No será la primera vez que leas que la digitalización ha pasado de ser una opción a ser una obligación. El trabajo híbrido y la ventaja competitiva que aportan las nuevas tecnologías, han empujado a las empresas a acelerar su digitalización para adaptarse, modernizarse y seguir compitiendo en su sector.

Ahora bien, con los recursos y activos corporativos ya digitalizados, muchos de los procesos de negocio continúan siendo tareas manuales y repetitivas. Esto implica que sean poco eficientes y, por lo tanto, más costosos. Es aquí donde entra en juego, con una utilidad innegable, la automatización de procesos para que las personas se dediquen a tareas de mayor valor para el negocio. Pero no se trata únicamente de automatizar tareas repetitivas, sino que podemos llevar la automatización al siguiente nivel gracias a la inteligencia artificial.

Sin embargo, crear inteligencia artificial desde cero es difícil, costoso e implica mucho tiempo, por lo que en la mayoría de los casos no será una opción rentable. Por ello, lo óptimo es aprovechar soluciones ya existentes como Power Platform, un conjunto de herramientas inteligentes en la nube de Microsoft que nos ayudan a digitalizar, crear y automatizar nuestros procesos de negocio.

Cómo aplicar inteligencia artificial a la automatización de procesos, sin ciencia ficción

En este contexto, desde Softeng hemos organizado un evento digital con el objetivo de compartir, sin tecnicismos y con ejemplos prácticos, cómo podemos maximizar el potencial de las herramientas de Power Platform combinadas con la inteligencia artificial en la nube de Microsoft para automatizar y enriquecer los procesos de negocio de manera más eficiente y aprovechar toda la información que nos aporta; y llevar la automatización al siguiente nivel.

A través de una demo, Marc Jordana y Joseph Valdivia, expertos en Microsoft 365, han realizado un proceso de automatización de un proceso habitual de finanzas para la gestión de facturas, muy manual y repetitivo, mediante los flujos de escritorio de RPA y aplicándole una capa de inteligencia artificial para extraer la información que nos interesa de cada documento – en concreto, pdfs -, tal y como lo haría una persona, y, como último paso, almacenarla de manera centralizada en una base de datos en Dataverse para tener toda esa información de valor disponible para explotarla, posteriormente.

Cinco consejos prácticos

Como conclusión del evento digital, podemos extraer 5 consejos prácticos para llevar a cabo la automatización de vuestros procesos de negocio aplicando la inteligencia artificial de Microsoft, con el fin de conseguir mayor eficiencia y resolver problemas operativos en cualquiera de las áreas de negocio: recursos humanos, marketing, finanzas, etc.

1. Identificar los casos de uso idóneos

Identifica muy bien qué procesos se pueden automatizar, en cuáles va a aportar mayor valor y la prioridad. Aquí, menos es más. Así que recomendamos empezar automatizando aquellas tareas más sencillas, y poco a poco incorporar nuevos procesos.

2. Definir bien el flujo del proceso a automatizar

El orden es la base de cualquier proceso, y más cuando hablamos de automatización robótica. Establecer de manera precisa todos los pasos de cada proceso a automatizar y definir su flujo óptimo, es primordial y te ahorrará ineficiencias en el futuro.

3. Conocer las herramientas de automatización

Parece obvio, pero las herramientas de automatización y los algoritmos de IA incluyen muchas opciones. Tener la capacitación tecnológica adecuada va a marcar la diferencia entre conseguir aprovechar el potencial de la automatización o generarte muchos dolores de cabeza, tiempo y dinero.

4. Probar y probar antes de lanzar la automatización

La experiencia nos enseña que es importantísimo tener en cuenta todas las posibles casuísticas para poner al límite y probar a fondo el proceso que hemos automatizado antes de ponerlo en producción, con el fin de evitar problemas y que genere más trabajo que valor aportado. Invierte tiempo en testearlo para ganarlo después.

5. Contar con un partner especialista

A diferencia del punto 3, quizás no parece tan obvio, pero contar con un equipo experto que tenga la especialización tecnológica y experiencia para que te acompañe y recomiende las mejores prácticas, termina siendo la mejor inversión.

Pregunta destacada

P. En la demo se muestra cómo se introducen datos de Dataverse desde el proceso que automatizado. Si se hace lo mismo para todos los procesos de la organización, ¿Se puede aprovechar toda esa información para algo más?

R. Por supuesto. Al fin y al cabo, Dataverse es nuestra base de datos de negocio, y por lo tanto, podemos aprovechar toda la información que almacenamos en ella para crear nuestros informes de inteligencia de negocio e, incluso, aprovecharla para nuestros procesos de análisis de datos. De hecho, os avanzamos que en el próximo evento digital que haremos a finales de septiembre, os enseñaremos como podéis explotar vuestros datos de negocio – estén en Dataverse o en otro tipo de base de datos – a través de herramientas en la nube de Microsoft.

La automatización de procesos nos ayuda a simplificar y homogeneizar los procesos, hacerlos más eficientes y mucho más robustos. Además, gracias a la tecnología cada uno de los procesos automatizados nos aporta mucha información valiosa para entender mejor qué hacemos y cómo trabajamos. 

Por ello, la automatización no es algo aislado, sino que se debe tratar como parte de un engranaje que funciona junto con el análisis de datos, la creación de soluciones y aplicaciones de negocio, etc. ¿Pero cuál es el siguiente nivel? 

La sofisticación de la automatización para reinventar procesos que aprendan, se anticipen y actúen con eficiencia

Cuando llevamos la automatización de procesos al siguiente nivel, ya no hablamos simplemente de automatizar tareas repetitivas, sino que se va más allá al combinar la automatización en sí con tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial, el machine learning o RPA (Robotic Process Automation), entre otras, para diseñar, automatizar, supervisar, medir y analizar cada proceso con el fin de maximizar su potencial. Hablamos de la hiperautomatización.

Tal y como preveía Gartner, la hiperautomatización ha sido una tendencia estratégica creciente durante 2021, y lo seguirá siendo durante los próximos años, principalmente, por la búsqueda de formas más eficientes de gestionar los procesos de negocio en un entorno cada vez más cambiante y competitivo. Así, no es de extrañar que en aquellas empresas que ya están en un proceso avanzado de digitalización y entienden la nube y la innovación como palancas para progresar, la hiperautomatización de procesos sea una de sus prioridades.

Las herramientas de Microsoft Power Platform nos ayudan a transformar y a enriquecer nuestros datos – que de otra manera debería alimentar una persona de manera mecánica y repetitiva –, con el fin de alcanzar la excelencia operativa, con una mayor optimización, calidad y ahorro de costes.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

La consolidación del entorno de trabajo híbrido junto con la sofisticación de las ciberamenazas ha puesto a la seguridad en el foco de las empresas, donde los CISOs y responsables de IT, en general, tienen un papel clave.

Os compartimos los 3 retos esenciales a los que el CISO debe hacer frente y sus claves para comprenderlos mejor, con el fin de abordar y acelerar la ciberseguridad con éxito.

1. La complejidad de la seguridad

Cada una de las superficies que se deben proteger trae consigo diferentes complejidades y casuísticas. Tener el know-how para saber gestionar y controlar eficazmente todo lo que conlleva la ciberseguridad es un alto valor añadido, el cual las empresas prefieren cubrir con un partner especialista.

En concreto, destacamos estos tres factores que provocan que la seguridad sea un laberinto tan complejo a la hora de detectar, prevenir y responder ante las vulnerabilidades, amenazas y ataques: apertura del perímetro, sofisticación de las amenazas, el factor humano y multitud de productos diferentes.

2. Inversión presupuestaria

Según una de las predicciones clave de IDC Research España, en 2023 el 55% de las organizaciones asignará la mitad de sus presupuestos de seguridad a ecosistemas/plataformas de tecnologías cruzadas diseñadas para un consumo rápido y una seguridad unificada para impulsar la innovación ágil.

El impacto económico de una brecha de seguridad y sus repercusiones en el negocio habitualmente es superior a lo que hubiera costado evitarla. Aquí, el dicho: «más vale prevenir que curar» debe ser una máxima. Los riesgos de un ataque ya son bien sabidos: paro operativo con su consecuente pérdida económica irreversible, crisis reputacional, pérdida de clientes, filtración de datos confidenciales, etc.

Por supuesto, una empresa se puede recuperar de un ciberataque, pero con total certeza marcará un antes y un después dejando una cicatriz en su historia, la cual se podría haber evitado.

3. Los riesgos que subyacen del entorno de trabajo híbrido

¿Cómo proteger la empresa garantizando la conectividad y acceso a la red corporativa en un entorno descentralizado y con empleados trabajando con dispositivos personales (BYOD)?

En un modelo de trabajo híbrido, las necesidades de conectividad cambian continuamente porque los empleados se pueden conectar cuándo y desde dónde sea, garantizando su productividad. No obstante, en este contexto cualquier usuario y dispositivo se puede convertir fácilmente en una superficie de ataque, abriendo la puerta a riesgos de seguridad debido, precisamente, a la apertura del perímetro más allá del entorno de oficina.

Conectividad y seguridad. Dos retos en uno para garantizar la conexión y el acceso seguro a la red corporativa y centralizar la orquestación de todos los dispositivos, según las necesidades de cada usuario. Para ello, las organizaciones deben concienciar a los empleados, desplegar soluciones que permitan trabajar desde equipos personales (BYOD) con la misma seguridad que si fueran equipos corporativos gestionados por IT y establecer controles que protejan las diferentes superficies de ataque para garantizar la seguridad.

Abordar la seguridad digital de manera eficaz requiere un enfoque unificado y la plataforma de soluciones de seguridad en la nube de Microsoft es, sin duda, una ventaja competitiva frente al resto de alternativas.

El pasado 14 de marzo de 2022 Microsoft Teams celebró su quinto aniversario. Desde sus inicios, la herramienta estrella de la comunicación y la colaboración usada por la mayoría de empresas del mundo, ha mejorado de forma muy significativa la forma de trabajar de los equipos y, en consecuencia, la productividad de las empresas.

Durante estos primeros meses del 2022, Teams ha ofrecido a sus clientes un buen repertorio de novedades. Desde Softeng, hemos seleccionado las 7 más destacadas que nos van a permitir mejorar la colaboración y productividad en el día a día. Os las detallamos en este artículo.

1. Novedades en reuniones de Teams: ¿Quién levantó la mano primero?

Una de las características que más nos ha ayudado en nuestras reuniones con Microsoft Teams ha sido, sin duda, la capacidad de levantar la mano para poder realizar una pregunta, sin que se convierta en un gallinero, sobre todo en reuniones con muchos participantes. Sin embargo, es posible que se haya dado la situación de que fueras el primero en levantarla, pero el último en bajarla para realizar tu pregunta.

Gracias a una nueva funcionalidad, podemos ver los participantes que levantaron la mano de forma ordenada, para poder establecer un orden de preferencia.

2. Realiza un nuevo tipo de encuestas

Desde que se agregó la posibilidad de incorporar encuestas en las reuniones, se han podido realizar sondeos que han resultado muy útiles para incrementar la productividad y la inclusión de los participantes. Pero la poca flexibilidad a la hora de crear encuestas nos forzaba a ofrecer las posibles respuestas que los asistentes podían seleccionar, limitando así la creatividad.

Por ese motivo, ahora podemos crear sondeos con respuestas abiertas, permitiéndonos realizar lluvias de ideas y potenciando la creatividad de nuestros compañeros.

Cuando se agregue una nueva encuesta a la reunión, los asistentes podrán acceder desde el mismo chat de la reunión para aportar su granito de arena y colaborar con sus ideas.

Todas las respuestas enviadas se mostrarán en un panel muy visual, dónde podremos ver cuántos votos ha tenido cada propuesta y su porcentaje total. Y una vez tengamos los resultados, podremos cerrar la encuesta y exportar todas las respuestas en formato Excel.

3. Grabación y expiración automáticas para reuniones

Esta nueva característica nos librará de muchos dolores de cabeza. En ocasiones se puede dar que iniciemos una reunión importante de la que queramos la grabación en el futuro para poder realizar consultas, pero que por un motivo u otro no le demos al botón para iniciar la grabación.

Gracias a esta característica, podremos configurar previamente si la reunión deberá grabarse automáticamente, permitiéndonos ser más ágiles en el momento de inciar la reunión y evitar que un despiste nos cueste caro.

De la mano de lo anterior, destacamos que ahora todas las grabaciones expirarán automáticamente al cabo de 60 días. Esta directiva aplica por defecto a toda la organización, tanto para las grabaciones almacenadas en OneDrive como en SharePoint.

¿Pero esto quiere decir que voy a perder contenido que necesito para revisar en el futuro? No, no tiene porqué. Como administradores de Microsoft Teams, podremos cambiar el periodo de expiración de las grabaciones para toda la compañía, permitiéndonos incluso ampliarlo por un periodo tan largo que nunca lleguen a expirar.

Si por lo contrario deseamos mantener esta política de manera global, los organizadores de las reuniones podrán actualizar la fecha de expiración de la grabación para evitar perderla de manera puntual. Para ello, solamente deberán acceder al archivo de vídeo generado en su OneDrive o en el sitio de SharePoint del canal de Teams donde se realizó la reunión y actualizar esa propiedad.

4. Velocidad de reproducción variable y reproducción con transcripción

Siguiendo con las novedades en las grabaciones de las reuniones, se han agregado nuevas funcionalidades a la reproducción de éstas que nos ayudarán a ahorrar tiempo.

En el último año ya se incorporó la posibilidad de reproducir los mensajes de voz de Teams variando la velocidad de los audios, como si se tratara de aplicaciones como WhatsApp, pues ahora esta misma característica la tendremos para la reproducción de las grabaciones de nuestras reuniones. Hacer esto es tan sencillo como abrir la grabación en el reproductor y seleccionar la velocidad a la que deseamos visualizar su contenido.

Otra característica que nos permitirá sacar el máximo potencial a nuestras grabaciones es la posibilidad de visualizar la transcripción junto con el vídeo. Para ello, es tan fácil como seleccionar “Transcripción” en el mismo reproductor de la grabación.

5. Novedades en Chat: Responder a un mensaje

Cuando estás en un chat de grupo, a menudo sucede que quieres contestar un mensaje concreto, pero esta funcionalidad solamente estaba disponible en la versión de Teams para móviles. Ahora esta característica ya la tenemos disponible en nuestra aplicación de escritorio. Para poder hacerlo, solamente deberemos seleccionar “Responder” para el mensaje que queremos citar. Automáticamente aparecerá el mensaje marcado en nuestro editor para que podamos insertar nuestra respuesta.

6. Nueva función: Vista compacta

A partir de ahora es posible encajar más mensajes en la pantalla gracias a la nueva vista compacta de los mensajes de Teams, lo que te permitirá visualizar hasta un 50% más de contenido.

Podemos activar esta funcionalidad desde las opción “General”. Al activarla verás como los mensajes se comprimen ahorrando mucho espacio en la pantalla.

7. Nueva función: Mindfulness en la app de Ideas Viva

La aplicación integrada de Teams «Ideas Viva» se renueva con una nueva funcionalidad pensada para mejorar nuestro bienestar en el trabajo y disfrutar más con las tareas que hacemos. Se trata de una funcionalidad de mindfulness desarrollada con la colaboración de Headspace, una de las empresas con más trayectoria en el mundo del mindfulness. Son sesiones cortas de 10 minutos como máximo que nos ayudarán a llevar mejor el día a día del trabajo.

A medida que hemos ido superando la mayor parte de las restricciones impuestas por la pandemia, vemos emerger un nuevo modelo laboral en el que las organizaciones están girando hacia un entorno de trabajo híbrido, con empleados que regresan a la oficina y otros que continúan trabajando desde casa cambiando de ubicación según necesiten, sumando las ventajas del trabajo en remoto y de la actividad presencial.

En un estudio realizado internamente en Microsoft sobre la tendencia laboral, se descubrió que el 73 por ciento de los trabajadores quieren opciones flexibles de trabajo remoto, pero, al mismo tiempo, el 67 por ciento dice que también quiere más colaboración en persona después de la pandemia. Estas cifras pueden aplicarse a cualquier organización del mundo y ponen de manifiesto la necesidad de asentar el trabajo híbrido en todas las empresas como una oportunidad de conciliación para proporcionar un mayor valor añadido a las personas que la forman. No obstante, este nuevo escenario plantea nuevos desafíos para las empresas.

El desafío del trabajo híbrido para las empresas

Proporcionar a los trabajadores acceso a los recursos de la organización en el hogar, la oficina y en todos los puntos intermedios, así como proporcionarles la flexibilidad de poder quedarse un día en casa, a veces de manera inesperada o no planificada, plantea un nuevo desafío para los departamentos de IT y la seguridad de la empresa. Muchos usuarios suelen conectarse desde equipos personales, que ni están protegidos ni están gestionados por IT, lo que implica que si un cibercriminal lograra entrar en cualquiera de estos equipos, tendría consecuencias para toda la organización.

Pero en este nuevo escenario de trabajo no se trata solo de permitir y asegurar el acceso remoto. Ahora la experiencia del usuario es más importante que nunca para atraer y retener el talento, mejorar la productividad y garantizar la seguridad.

La solución

Microsoft ofrece una solución en la nube que se adapta a los nuevos entornos de trabajo híbridos que se necesitan en el contexto actual, al mismo tiempo que resuelve los desafíos a los que se enfrentan las empresas, su nombre es: Windows 365.

Windows 365 es ante todo un PC en la nube. Un servicio que ofrece una nueva forma de experimentar Windows 10 o Windows 11, transmitiendo tus aplicaciones personalizadas, configuración y contenido de la nube de Microsoft a cualquier dispositivo para poder trabajar con él desde cualquier lugar. Este enfoque crea una categoría completamente nueva y única en el mundo: el PC en la nube.

Una de las principales ventajas de Windows 365 es la simplicidad. Las empresas pueden crear un PC en la nube en cuestión de minutos y asignarlo a sus empleados de forma rápida y sencilla, eligiendo el tamaño del PC en la nube que mejor se adapte a las necesidades de rendimiento del usuario, con un precio fijo por usuario/mes.

«Windows 365 combina el poder y la seguridad de la nube de Microsoft con la versatilidad y la simplicidad del PC.»

Windows 365 se anunció a principios de julio de este mismo año en el congreso mundial de partners de Microsoft. Satya Nadella, CEO de Microsoft lo definía de esta manera: –«De la misma forma que las aplicaciones fueron llevadas a la nube con SaaS, ahora subimos el sistema operativo a la nube, proporcionando a las organizaciones una mayor flexibilidad y una forma segura de empoderar a sus trabajadores para que sean más productivos y estén conectados, con independencia de su ubicación.»-

Tal ha sido el éxito de Windows 365 desde su lanzamiento que Microsoft tuvo que suspender las pruebas gratuitas debido a la alta demanda.

Una solución adaptada a los nuevos entornos de trabajo híbridos

La evolución de Windows a un sistema operativo que también puede estar en la nube ofrece nuevas posibilidades a las organizaciones de todos los tamaños, ayudándolas a elegir la mejor opción para un usuario o rol particular y facilitando una variedad de escenarios para el nuevo mundo laboral.

Windows 365 está pensado para organizaciones que necesitan soluciones ágiles, fáciles de mantener y sobre todo seguras para que cualquier trabajador pueda tener siempre su mismo ordenador corporativo con todo lo que necesita, sin tener que llevárselo a ningún lado.

Estos son algunos de los escenarios en los que Windows 365 es la opción ideal:

• Personal con flexibilidad para trabajar en oficina o en casa.
• Personal trabajando en remoto usando su dispositivo personal (no corporativo).
• Personal en movilidad.
• Empresas con trabajadores temporales o mucha rotación de personal.
• Necesidad de trabajar con pc’s potentes y que no permiten su transporte fácilmente (Por ejemplo, equipos CAD).
• Plan de contingencia para tener un PC (o cientos) en minutos, en caso de cualquier evento que se haya podido desencadenar.

Seguridad y control para IT

Windows 365 es seguro por diseño al proteger y almacenar la información en la nube, sin que el usuario pueda descargarla en su dispositivo personal como hacía hasta ahora. Además, en su versión Enterprise, automáticamente se le aplican todas las políticas y medidas de seguridad que la empresa tenga desplegadas para el resto de los equipos corporativos físicos. Por último, al tener el equipo en la nube, IT no debe preocuparse de que los usuarios requieran y usen una VPN desde sus equipos personales ni por la seguridad de los mismos.

La administración para IT es similar a la de los dispositivos físicos de la organización puesto que un equipo Windows 365 Enterprise, no solo se le aplican las políticas de seguridad corporativas sino que además IT los administra desde la consola de Microsoft EndPoint Manager (Intune).

¿Windows 365 o Azure Virtual Desktop? 

Windows 365 se basa en Azure Virtual Desktop. No obstante, mientras que Azure Virtual Desktop está pensado para entornos empresariales donde se requiere total control, flexibilidad y capacidad de optimización para ajustar computación y almacenamiento, Windows 365 simplifica el trabajo a IT eliminando la necesidad de gestionar ninguna infraestructura por detrás, a cambio de un precio fijo por usuario según la potencia deseada.

Aunque desde el punto de vista de experiencia de usuario, son prácticamente lo mismo, hay aspectos que diferencian las dos soluciones de Microsoft:

Windows 365

• PC dedicado por usuario, con datos persistentes.
• Optimizado para simplificar la gestión IT.
• Escritorio con Windows 10 o Windows 11.
• Se gestiona desde Microsoft Endpoint Manager, como el resto de PCs.
• No requiere conocimientos avanzados.
• Precio predecible, pago por usuario/mes (SaaS).

Azure Virtual Desktop

• Escritorio persistente, dedicado no persistente o compartido para n usuarios.
• Optimizado para flexibilidad (requiere conocimientos técnicos avanzados).
• Escritorio con Windows 10 /11, opción de multisesión y Remote App.
• Control total sobre la configuración y entorno de MVs (gestión desde Azure).
• Requiere conocimientos avanzados.
• Pago por uso de la plataforma en Azure (consumo) + licencia de usuario.

Cabe destacar que tanto Windows 365 como Azure Virtual Desktop son soluciones que se adaptan al puesto de trabajo híbrido y en caso de requerir una mayor personalización y flexibilidad, especialmente si tu empresa tiene experiencia en virtualización, Azure Virtual Desktop puede ser la mejor opción.

Conclusión

Al aprovechar la capacidad del sistema operativo Windows y el potencial de la nube, Windows 365 ofrece a cualquier organización una mayor tranquilidad en tres aspectos clave: Potencia, sencillez y seguridad. 

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Los problemas de las empresas al habilitar el trabajo remoto

La llegada de la COVID-19 ha implicado para las empresas importantes retos de todo tipo, incluidos los que conllevan la adaptación a una cultura de colaboración descentralizada y de trabajo en remoto que ha llegado para quedarse.

Las organizaciones que ya usan servicios en la nube como Office 365, entre muchas otras ventajas, tienen la posibilidad de que sus usuarios trabajen desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, pero…solo con las aplicaciones de Office 365. No obstante, ¿Y la seguridad?, ¿Qué sucede si los usuarios necesitan acceder de manera remota a una aplicación corporativa de escritorio? (por ejemplo, una aplicación de gestión). ¿Y si necesitan acceder desde casa a archivos ubicados en la red de la empresa?

Hasta ahora, disponer de una solución para que los empleados trabajaran desde cualquier lugar usando las aplicaciones de la empresa y accediendo a la información corporativa perseguía también reducir la carga de trabajo para IT, aunque en realidad… conllevaba una gran complejidad y asumir riesgos en términos de ciberseguridad entre otros muchos problemas.

Algunas de estas complicaciones con las que topan las empresas al poner en marcha una solución “clásica” (como permitir a los usuarios conectarse remotamente a los equipos físicos de la oficina o habilitar una infraestructura de escritorios dentro de su Datacenter), son:

• Mantenimiento complejo: En caso de haber optado por una solución clásica de escritorios remotos, IT acaba por sufrir un mantenimiento tedioso debido a la complejidad de la infraestructura a gestionar.
• Infraestructuras insuficientes: El despliegue conduce paulatinamente a descubrir el límite físico de las infraestructuras IT de la organización, teniendo por tanto que adquirir y desplegar más activos (bien ordenadores personales o bien servidores para el servicio de escritorio).
• Necesidad de desplegar y mantener redes VPNs: El quebradero de cabeza para desplegar y mantener redes VPN era necesario para ofrecer a los usuarios una manera de conectarse a la red corporativa y acceder a su equipo físico (o escritorio virtual).
• Rendimiento pobre por saturación de la red corporativa: No solo porque reciben más peticiones de conexión desde fuera de la organización sino porque, una vez conectados los usuarios (bien al escritorio virtual, bien al ordenador que tienen en la empresa), éstos acaban accediendo a datos que en realidad están en la nube (como Microsoft 365), generando latencias y más saturación por las idas y venidas de tráfico entre el escritorio virtual (datacenter), los datos de las aplicaciones (nube) y el equipo desde que se está conectando el usuario (casa u otras ubicaciones).
• Importantes riesgos de seguridad: Incluso suponiendo que la empresa tenga bien protegidas sus infraestructuras IT con las medidas de seguridad adecuadas (no siempre es así), al permitir a los usuarios acceder a las mismas mediante una conexión VPN se pone en peligro a toda la organización. Esto es debido a que los usuarios se suelen conectar desde equipos personales, que ni están protegidos ni están gestionados por IT, lo que implica que si un cibercriminal lograra entrar en cualquiera de estos equipos (mucho más fácil), tendría consecuencias para toda la organización.

Y entonces… ¿Qué necesitan realmente las empresas para teletrabajar?

Sin duda las empresas necesitan habilitar el teletrabajo, pero deben hacerlo de manera segura y solucionando todos los problemas anteriormente mencionados (o evitándolos, si todavía no han implementado ninguna solución clásica).

La solución que os presentamos en este artículo cumple con lo anterior y además permite obtener los siguientes beneficios:

• A las personas de una organización: Trabajar a distancia de la forma más productiva y segura que hayamos visto hasta el momento, como si estuvieran en la oficina.
• A los departamentos IT: Simplificar la complejidad que existía a nivel de IT ofreciendo además una gestión sencilla de la solución, tanto de la infraestructura en sí como de las aplicaciones desplegadas, mejorando además el rendimiento y la seguridad del acceso a las aplicaciones y datos.
• A la empresa en general: Mejorar la productividad de la organización y la seguridad de sus activos, optimizando costes y garantizando la disponibilidad del servicio.

La solución que os presentamos se llama Azure Virtual Desktop

Para habilitar el teletrabajo cubriendo las necesidades anteriormente mencionadas, Microsoft ofrece un enfoque nuevo mediante una serie de capacidades en la nube empaquetadas en la solución “Azure Virtual Desktop” (anteriormente llamada Windows Virtual Desktop),  que mejora la experiencia de usuario, la seguridad y a la vez reduce la complejidad y los costes.

Azure Virtual Desktop (en adelante AVD), es la infraestructura de escritorio virtual de Microsoft, en inglés Virtual Desktop Infraestructure (VDI), basada en la nube de Azure, mediante la cual podemos conectarnos a un escritorio de Windows 10 de manera remota (o directamente a una de las aplicaciones de ese escritorio), sin necesidad de tener que usar una VPN. En otras palabras, el sistema operativo, aplicaciones o datos corporativos se ejecutan en un servidor remoto sin que deban residir en nuestro dispositivo personal.

De este modo, permitimos que los usuarios usen las aplicaciones corporativas y datos desde cualquier lugar y dispositivo de manera segura, accediendo siempre a su entorno personalizado de trabajo habitual.

Y todo ello, con el alivio para IT, pues la solución es mucho más simple de gestionar y las aplicaciones mucho más sencillo de desplegar y mantener. Por ejemplo, no es necesario adquirir ni mantener equipos físicos, ni redes VPN, ni preocuparse por problemas de rendimiento, ni de desde qué dispositivo se conecta el usuario, ni que el usuario se deje datos sensibles en sus dispositivos personales o que acabe comprometiendo la infraestructura de toda la empresa en caso de que su dispositivo personal sea atacado por un cibercriminal.

Una experiencia de usuario sobresaliente

Desde la perspectiva del usuario, la experiencia de productividad es muy similar a la del uso de Windows 10 en un equipo físico, con el beneficio de que en realidad está en la nube. Esto implica que puede acceder al mismo desde cualquier lugar y dispositivo, pero además, que la máquina virtual está “próxima” a las apps y servicios que estén también en la nube.

Acceso multi-dispositivo (multi sistema operativo)

Y es que Microsoft ha hecho posible que nos podamos conectar al escritorio virtual desde cualquier sistema operativo. Concretamente, podemos conectarnos mediante la aplicación creada para iOS, Android, Windows o MacOS, e incluso desde otros sistemas operativos a través de cualquier navegador web moderno. Y en cualquier caso, de forma segura.

Optimizado para Office Apps (antes Office 365 ProPlus)

En las soluciones tradicionales, el acceso a la información desde aplicaciones como Outlook, Teams, OneDrive, OneNote, Explorador de archivos, requiere un tiempo importante de carga, debido a que los datos no se encuentran en la máquina virtual / escritorio del usuario.

Sin embargo, ahora, con Azure Virtual Desktop (y la tecnología FSLogic), el usuario cuando se conecta a su escritorio virtual dispone inmediatamente de toda la información de su sesión de Office 365 como si estuviera en su propio disco local, aunque la máquina virtual que se le asigne en el momento de conectarse sea distinta.

Experiencia Windows 10

Con WVD, la usabilidad del escritorio remoto es la misma a la que nos encontramos cuando usamos un Windows 10 en nuestro ordenador físico, destacando que:

• Tenemos disponibles nuestros archivos, aplicaciones y sesiones.
• Optimiza el audio y video de Microsoft Teams, de manera que éste llega directamente al dispositivo del usuario sin pasar por su escritorio (máquina virtual).
• Funciona perfectamente cualquier aplicación diseñada para Windows 10.
• El usuario solo notará que está en el escritorio virtual (o usando una aplicación virtual), por la insignia en el icono de la aplicación de la barra de tareas del dispositivo desde que se conecta.

En resumen, a nivel visual y de uso, el entorno es idéntico a un Windows 10.

Seguridad y control integral de la información corporativa

En este nuevo enfoque con AVD, el sistema operativo, datos y aplicaciones residen en escritorios virtuales en la nube a los que se les aplican las directivas y configuración de seguridad definidas por IT (como a cualquier equipo físico de la empresa). Además, la infraestructura que ofrecen los escritorios (un servicio PaaS), queda protegida de manera transparente por las capacidades de seguridad de Azure.

De este modo, es posible obtener niveles de seguridad en cuanto a identidad, dispositivo, aplicaciones y datos que en otros escenarios sería imposible de conseguir, reduciendo los riesgos de fuga de datos y ciberataques (incluyendo ransomwares y suplantaciones de identidad):

• Protección de la identidad a través de Azure Active Directory y autenticación multifactor, para que solo las personas correctas accedan al escritorio.
• Mayor control a través de acceso condicional, permitiendo definir reglas para autorizar o denegar automáticamente el acceso.
• Evitar que los usuarios que se conectan al escritorio remoto a través de dispositivos personales puedan descargarse información sensible en su dispositivo, con el consiguiente riesgo de seguridad. Desde qué dispositivo se conecten los usuarios, a IT le dará absolutamente igual.

Ahorro de costes en infraestructura y licencias

La simplificación de requisitos de infraestructura junto a la capacidad elástica de Azure de añadir o apagar máquinas virtuales en tiempo real en función de la necesidad y al posible aprovechamiento de licencias de acceso, ofrecen un gran ahorro para las empresas. Veamos como:

Menos recursos de infraestructura

Hasta ahora, para implementar soluciones clásicas y obtener un buen rendimiento, las empresas requerían invertir en hardware, almacenamiento y anchos de banda (routers y firewalls más potentes, servidores y cabinas adicionales, mayores anchos de banda hacia internet, VPNs, etc) y posteriormente, el coste de mantenerlos.

En cambio, con una solución en la nube como AVD, desaparece la necesidad de invertir (y de mantener) todos estos activos para pasar a un modelo más eficiente basado en el pago por uso según la capacidad que cada empresa requiera, el número de horas al día que necesite la infraestructura y cómo deseemos optimizarla mediante estas dos prestaciones:

• Compartición de máquinas: Las soluciones clásicas de escritorios remotos, para poder ofrecer Windows 10 nativo, deben asociar una máquina virtual a cada usuario. No obstante, tener tantas máquinas virtuales como usuarios y además incluso sobredimensionadas (seguro que no van a usar toda su potencia durante la mayor parte de su tiempo), hace que este modelo sea ineficiente y muy caro. En cambio, Azure Virtual Desktop permite compartir una máquina virtual de Windows 10 para varios usuarios simultáneamente, de manera que ya no es necesario tener una para cada persona, reduciendo así la cantidad de máquinas virtuales necesarias (técnicamente, se denomina capacidad multisesión).
• Equilibrar coste / rendimiento: Cuando un usuario se conecta a su escritorio en la infraestructura de AVD, ésta puede estar configurada para maximizar el rendimiento (repartiendo aleatoriamente a los usuarios entre un número predeterminado de máquinas ya operativas), o bien para optimizar todavía más el coste (levantando nuevas máquinas únicamente cuando la capacidad de las existentes ya se esté aprovechando totalmente).

Aprovechamiento de licencias

Aparte del consumo de recursos de Azure que cada empresa necesite según sus necesidades, cada usuario que se conecte requiere de una suscripción que contenga Windows 10. No obstante, muchas organizaciones ya disponen de algún tipo de suscripción que lo incluye, por lo que si así fuera, no tendrían ningún coste añadido de licenciamiento.

Además, que los usuarios tengan sus archivos en OneDrive, implica que realmente no van a ocupar espacio en sus escritorios / máquinas virtuales, con todo el ahorro que ello conlleva (hasta 1 TB por usuario).

Estas son las suscripciones que cubren el acceso a Azure Virtual Desktop:

• Microsoft 365 E3/E5
• Microsoft 365 F3
• Microsoft 365 Empresa Premium
• Windows 10 Enterprise E3/E5

Menos complicaciones para IT

Como se comentaba al principio, antes, para disponer de un servicio de escritorio remoto (VDI) se requería de una infraestructura compleja. Por ejemplo, aparte de las máquinas a las que se conectan los usuarios para acceder a su información y aplicaciones, era necesario disponer de muchos otros servidores que sostuvieran el servicio (gateways para establecer conexiones, broker para las interacciones entre clientes y algunos más que garantizaran el acceso, la seguridad, el rendimiento del sistema y la redundancia para tener alta disponibilidad). Todo ello hacía que el despliegue y mantenimiento fuera una tarea ardua, compleja y muy costosa.

Ahora, con AVD, toda esa complejidad se reduce al mínimo, ya que estos servicios están alojados en Azure y son transparentes para usuarios y administradores. De esta manera Microsoft ofrece toda la gestión del servicio (PaaS), con lo cual IT se limita a gestionar la configuración de forma centralizada y desde el mismo portal de Azure junto con el resto de los servicios. Además, IT puede gestionar de manera muy sencilla las aplicaciones que usan los usuarios, de manera totalmente centralizada (en realidad, en lugar de usar las típicas plantillas, las aplicaciones pueden residir en un repositorio común y no en la máquina virtual).

Por tanto, con AVD, dado que Microsoft se hace cargo de la gestión y el mantenimiento de una parte de la infraestructura, IT pone foco únicamente en la parte de los usuarios, aplicaciones y sistema operativo, gestionando éstos de manera muy sencilla.

Resumiendo

Azure Virtual Desktop elimina todas las incomodidades, complejidades e ineficiencias que presentaban las soluciones clásicas a la hora de trabajar en remoto. Ofrece una simplificación al máximo en la gestión IT, un ahorro de costes ajustando el sistema a la medida del cliente en tiempo real y un entorno de productividad en remoto seguro, accesible desde cualquier dispositivo y siempre disponible (SLA 99,9%).

Desde Softeng, como especialistas en Azure Virtual Desktop, te ofrecemos nuestra experiencia en esta área, asesorándote y ayudándote a ponerlo en marcha en cuestión de días.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

Microsoft Teams es la herramienta estrella de colaboración usada por la mayoría de empresas del mundo, habiendo logrado un éxito sin precedentes.  No obstante, Microsoft no se conforma “solo” con eso y en los últimos meses ha acelerado la evolución de Teams sin descanso incluyendo muchas capacidades que permiten a las empresas ofrecer un puesto de trabajo más moderno y seguro para sus empleados e integrando, gracias al resto de productos incluidos en Microsoft 365, posibilidades como la digitalización y automatización de procesos, mejorando de este modo la productividad y eficiencia de toda la organización. En definitiva, Teams junto a Microsoft 365, se han convertido en una plataforma que simplifica el complejo engranaje de cualquier organización, impulsando así la transformación digital de las empresas. En este artículo, os mostramos una foto muy resumida y actualizada de qué permite Microsoft Teams a día de hoy, como introducción y aperitivo al próximo webinar en el que os mostraremos en detalle las novedades más interesantes que nos trae!

Como la mayoría sabéis, Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat de Microsoft 365 diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las organizaciones, reforzando las funciones colaborativas de la plataforma en la nube de Microsoft. Desde su lanzamiento a todo el público hace más de 3 años, cerca de 155 millones de usuarios para más de 600.000 empresas han descubierto el trabajo en equipo gracias a Teams.

Teams está integrado de manera natural con Microsoft 365 y basado en los Grupos de Microsoft 365, el servicio transversal para la colaboración entre usuarios. La herramienta reúne en un espacio común las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo y con las que podrás trabajar con: chats individuales y grupales, conversaciones de equipo, videoconferencias, notas, acceso a contenido compartido, Office Online, Planner y otras características que repasamos en este artículo.

Un centro de trabajo extensible y personalizable para los equipos

Microsoft Teams ofrece la posibilidad de utilizar las aplicaciones de Microsoft 365 personalizando el entorno según las necesidades de tu equipo. Con Teams los usuarios de un equipo pueden:

• Realizar chats de grupo o privados para mantener conversaciones de grupo con pocos miembros.
• Crear equipos de trabajo para mantener conversaciones con grupos específicos de personas sobre temas concretos, así como para compartir información y ficheros.
• Ver el contenido y el historial de chat desde los inicios de la conversación y en cualquier momento.
• Iniciar reuniones de vídeo y/o voz con hasta 300 personas de forma simultánea.
• Realizar eventos en vivo en streaming para audiencias de hasta 10.000 personas.
• Obtener acceso instantáneo a todo el contenido compartido, las herramientas de colaboración, los usuarios y las conversaciones a través de los canales de los equipos y sus pestañas.
• Agregar accesos rápidos a los documentos, a los sitios web y a las aplicaciones que se usen con frecuencia, tanto para uno mismo como para los equipos de trabajo.
• Acceso a notas y documentos gracias a la integración con OneNote y SharePoint Online.
• Trabajar con documentos de Office Online directamente desde Teams.
• Planificar tareas gracias a la integración con Planner, el gestor de tareas de Microsoft 365.
• Agregar informes de Power BI.
• Disfrutar de un espacio común de trabajo con interfaz web y para dispositivos móviles.
• Al estar basado en grupos, permite al usuario moverse de una plataforma de colaboración a otra fácilmente.
• Agregar aplicaciones propias de la plataforma, como Yammer, y servicios de terceros, como, por ejemplo, fuentes de RSS, Canal de noticias de Bing o Twitter.

Concentrador de los procesos organizativos y de negocio

Microsoft Teams, entre otras funcionalidades, también permite integrar procesos de negocio de la organización en los equipos de trabajo gracias a las herramientas adicionales de gestión de tareas y de aprobaciones que ofrece Microsoft Teams.

Las aprobaciones en Microsoft Teams permiten a todos los usuarios, desde los trabajadores de primera línea hasta los empleados de la sede corporativa, crear, administrar y compartir aprobaciones fácilmente desde un solo sitio.

Por otro lado, el servicio de Teams permite integrar aplicaciones propias de la organización, ya sean desarrolladas en código y desplegadas por la propia empresa, como implementadas con las herramientas de Power Platform.

Acceso a invitados

Desde su lanzamiento hace más de 3 años, Microsoft ha continuado trabajando para mejorar la herramienta y responder a las peticiones de los usuarios. Una de las de las más aplaudidas es el acceso a invitados y colaboradores externos. Con esta funcionalidad, los usuarios de Office 365 pueden añadir al equipo a personas de fuera de su organización para que éstas puedan participar en conversaciones de equipos, unirse a reuniones o colaborar en documentos dentro del entorno de Teams de la organización, entre muchas otras funciones.

Las cuentas de invitados se añaden y gestionan mediante Azure AD a través de la colaboración B2B, ofreciendo a las empresas el máximo nivel de seguridad y granularidad.

Un espacio de trabajo seguro

Microsoft Teams proporciona las características de seguridad y cumplimiento empresariales que Microsoft 365 ofrece a sus clientes:

• Amplia compatibilidad con los estándares de cumplimiento.
• Cifrado de datos en todo momento, en reposo y en tránsito.
• Autenticación multi-factor para una protección de identidades mejorada.
• Detección de información confidencial y conversaciones conflictivas.

Teams se incluye en los planes Microsoft 365 Enterprise y Business.

Como ya avanzamos cuando publicamos el primer artículo sobre Microsoft Teams, esta herramienta de comunicación y colaboración ha mejorado de forma muy significativa la forma de trabajar de los equipos de trabajo y, en consecuencia, su productividad.

El recorrido de Microsoft Teams aún es largo y la gran variedad de innovaciones que se incorporan cada mes al servicio ofrecen un mundo nuevo de posibilidades para la digitalización de las organizaciones.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.

El correo electrónico y las aplicaciones de mensajería son unas de las vías preferidas de los ciberdelincuentes para introducir malware en los equipos a través de archivos adjuntos o enlaces a webs maliciosas. Estas amenazas van enmascaradas en correos de falsas ofertas de empleo, notificaciones de multas, alertas de pagos vencidos e incluso provienen de remitentes afectados que son de nuestra confianza. En resumen, caer en la trampa de estos ataques es muy sencillo.

Protección avanzada con Microsoft Defender for Office 365

Office 365 ya proporciona a las empresas medidas de seguridad básicas que protegen el correo electrónico frente a correo no deseado, malware y virus conocidos. No obstante, a medida que los hackers lanzan ataques cada vez más sofisticados y dañinos las empresas necesitan nuevas herramientas capaces de neutralizarlos. Para ello Microsoft nos ofrece Microsoft Defender for Office 365, anteriormente Office 365 ATP, una herramienta que enriquece la seguridad de la plataforma proporcionando protección contra las amenazas avanzadas.

¿Qué es Microsoft Defender for Office 365?

Defender for Office 365 es el servicio de Microsoft basado en la nube que protege ante ataques de phishing, suplantación de identidad y otros tipos de ataques sofisticados de malware a través de links maliciosos que se ofrecen a través del correo electrónico y herramientas de colaboración de Office 365, incluyendo SharePoint Online, OneDrive para la empresa y Microsoft Teams. Ofrece una protección integral ofreciendo vigilancia durante todo el ciclo de vida de un ataque:

• Prevención, filtrando ataques dirigidos contra el correo electrónico empresarial, la suplantación de identidad con credenciales, el ransomware y el malware avanzado.
• Detección de contenido malintencionado y sospechoso a través de inteligencia artificial, correlacionando los patrones del ataque para identificar el peligro.
• Análisis de las amenazas mediante un panel de control, para realizar un seguimiento de los ataques al entorno.
• Respuesta y corrección, permitiendo automatizar las respuestas a los incidentes que se produzcan.

En este artículo vamos a comentar cada una de las capacidades que incluye esta potente solución de seguridad de Office 365.

Protección contra los archivos adjuntos no seguros
Microsoft Defender for Office 365 incluye dos funcionalidades de protección, Safe Attachments y Dynamic Delivery. Con Safe Attachments, los archivos adjuntos se someten a un análisis de comportamiento de malware en tiempo real que usa técnicas de aprendizaje automático para evaluarlos en busca de actividad sospechosa. Si no se detecta actividad sospechosa, el archivo se libera para su entrega con un tiempo de retraso mínimo.

Dynamic Delivery, permite al usuario leer y responder al correo mientras su archivo adjunto está siendo escaneado, evitando de esta manera la penalización en la productividad del usuario. El servicio entrega el correo al destinatario con un mensaje que indica que se está escaneando el fichero adjunto y su progreso.

Además, Dynamic Delivery muestra una vista previa del archivo que está escaneando, minimizando aún más las interrupciones de trabajo para el usuario.

Protección contra los vínculos malintencionados

Las herramientas de seguridad de Office 365 exploran los mensajes en tránsito, bloqueando cualquier hipervínculo malicioso antes de que el usuario pueda hacer clic. No obstante, en los ataques más avanzados estas urls maliciosas están ocultas en enlaces aparentemente seguros que llegan al destinatario y en los que incluso el usuario más perspicaz puede ser víctima de ellos. 

Correo genérico que incluye varios enlaces maliciosos ocultos en enlaces aparentemente seguros.

Para hacer frente a estas técnicas maliciosas, Defender for Office 365 cuenta con dos funcionalidades, Safe Links y Url detonation, que actúan cuando el usuario hace clic en el enlace, realizando una comprobación de reputación y análisis del vínculo en tiempo real, bloqueando el link en caso de que sea malicioso.

Cuando el usuario hace clic en una URL malintencionada, automáticamente Microsoft Defender for Office 365 comienza la exploración, mostrando al usuario pantallas que informan de la situación. La protección de ese enlace permanece, bloqueándolo cada vez que el usuario haga clic.

Microsoft ha dado un gran paso en la cobertura de protección de Microsoft Defender for Office 365 añadiendo la funcionalidad Internal Safe Links. Esta capacidad protege a los usuarios de enlaces maliciosos enviados entre personas de una misma organización.

Internal Safe Link actúa igual que Safe Link; cuando un usuario hace click en un vínculo, la herramienta lo analiza en tiempo real y lo bloquea si es malicioso. Esta funcionalidad hace frente a los escenarios en los que alguien suplanta la identidad de una persona de nuestra organización, evitando además que los correos salgan de ésta.

​Protección contra la suplantación de identidad (Anti-Phishing)

Esta funcionalidad que nos protege de ataques de phishing que vienen de personas que a priori conocemos pero en realidad no son ellos quienes nos han enviado el correo (es lo que se denomina ataque basado en impersonación). Este tipo de ataques de phishing son extremadamente peligrosos pues el destinatario, al venir el correo “teóricamente” de quien parece un miembro de su organización,  suele confiar y caer fácilmente en el engaño. Si nuestros dominios están bien configurados, una suplantación usando exactamente nuestro dominio no debería ser posible, pero Microsoft Defender for Office 365 intercepta como intentos de suplantación también aquellos remitentes que no siendo correctos, confunden al ser muy similares (Por ejemplo, recibimos un email de un remitente «zperez@softegn.es», cuando en realidad, si existiera este usuario, sería «zperez@softeng.es».

Una vez activada esta nueva funcionalidad avanzada (la política no viene activada por defecto), de manera automática el sistema va aprendiendo paulatinamente cómo cada usuario se comunica con otros de dentro y fuera de la organización, aplicando inteligencia artificial predictiva y protegiendo finalmente a todos los usuarios con licencia Microsoft Defender for Office 365.

​

Protección contra correos falsificados de dominios externos (Anti-Spoofing)

Esta capacidad ayuda a detectar y bloquear correos electrónicos falsificados de dominios externos. El spoofing es una técnica malintencionada de suplantación de identidad que se produce cuando un mensaje de correo electrónico se origina por alguien que no es quien dice ser.

Para combatir este tipo de ataques, Defender for Office 365 incluye un sistema capaz de detectar los correos falsificados a través de:

• Detección de la configuración de seguridad del dominio origen:  Activando esta funcionalidad, Office 365 solo aceptará correos electrónicos que provengan de dominios que no sean vulnerables a ser suplantados. Concretamente, para cada nuevo correo que llega a nuestra empresa, comprueba que el dominio del remitente tenga la configuración de seguridad correcta*, garantizando que se ha enviado desde una cuenta que realmente pertenece a ese dominio. En caso contrario, si recibimos correos que provengan de dominios sin estos protocolos bien configurados, Microsoft Defender for Office 365 bloquea dichos correos impidiendo que lleguen a nuestros usuarios.*SPF, DMARC y DKIM son los protocolos estándar de autenticación de correo electrónico que ayudan a proteger del correo no deseado y la suplantación de identidad
• Filtros de reputación: Comprueba las listas de remitentes seguros y el historial de envíos anteriores desde ese dominio.
• Patrones de anomalías: Comprueba anomalías en los patrones comparando con envíos anteriores desde ese dominio.

​Obtén informes avanzados y realiza un seguimiento de los vínculos de los mensajes

Microsoft Defender for Office 365 ofrece amplias capacidades de información y seguimiento que proporcionan a los administradores una perspectiva sobre el tipo de ataques que están ocurriendo en la organización con información de quién es el objetivo en tu empresa, el malware y spam enviado o recibido en la compañía y la categoría de los ataques a los que te enfrentas.

Los informes avanzados te permiten investigar los mensajes que se bloquearon debido a un virus o malware desconocido:

La función de seguimiento de URL permite realizar un análisis de los enlaces en los que los usuarios han hecho clic, mostrando también los bloqueados:

Colabora de forma más segura

La capacidad de protección avanzada para los archivos que se comparten desde SharePoint Online, OneDrive para la empresa y Microsoft Teams ofrece a las compañías una manera más segura de colaborar, impidiendo que los usuarios puedan abrir o descargar archivos maliciosos.

¿Cómo adquirir Microsoft Defender for Office 365?

Defender for Office 365 nos ofrece dos planes:

Microsoft Defender for Office 365 Plan 1: Se incluye en la versión Office 365 Enterprise E5 y se puede agregar en los siguientes planes de Office 365 que tienen licencia de correo, concretamente:

• Exchange Online Plan 1 y plan 2
• Quiosco de Exchange Online
• Exchange Online Protection
• Microsoft 365 Empresa Básico
• Microsoft 365 Empresa Estándar
• Office 365 Enterprise F3
• Office 365 Enterprise E1 y E3

Microsoft Defender for Office 365 Plan 2:  Este plan combina todas las capacidades del plan 1 más la solución de inteligencia de amenazas Office 365 Threat Intelligence, viene incluido en Microsoft 365 Enterprise E5 y Office 365 Enterprise E5.

Desde Softeng te ofrecemos nuestra experiencia y nuestros servicios para ayudarte a trazar y consensuar la estrategia más adecuada para implementar las soluciones de seguridad en la nube que aseguran la continuidad de tu negocio.

¿Quieres saber más? Contacta con nosotros.