El pasado 14 de marzo de 2022 Microsoft Teams celebró su quinto aniversario. Desde sus inicios, la herramienta estrella de la comunicación y la colaboración usada por la mayoría de empresas del mundo, ha mejorado de forma muy significativa la forma de trabajar de los equipos y, en consecuencia, la productividad de las empresas.
Durante estos primeros meses del 2022, Teams ha ofrecido a sus clientes un buen repertorio de novedades. Desde Softeng, hemos seleccionado las 7 más destacadas que nos van a permitir mejorar la colaboración y productividad en el día a día. Os las detallamos en este artículo.
1. Novedades en reuniones de Teams: ¿Quién levantó la mano primero?
Una de las características que más nos ha ayudado en nuestras reuniones con Microsoft Teams ha sido, sin duda, la capacidad de levantar la mano para poder realizar una pregunta, sin que se convierta en un gallinero, sobre todo en reuniones con muchos participantes. Sin embargo, es posible que se haya dado la situación de que fueras el primero en levantarla, pero el último en bajarla para realizar tu pregunta.
Gracias a una nueva funcionalidad, podemos ver los participantes que levantaron la mano de forma ordenada, para poder establecer un orden de preferencia.
2. Realiza un nuevo tipo de encuestas
Desde que se agregó la posibilidad de incorporar encuestas en las reuniones, se han podido realizar sondeos que han resultado muy útiles para incrementar la productividad y la inclusión de los participantes. Pero la poca flexibilidad a la hora de crear encuestas nos forzaba a ofrecer las posibles respuestas que los asistentes podían seleccionar, limitando así la creatividad.
Por ese motivo, ahora podemos crear sondeos con respuestas abiertas, permitiéndonos realizar lluvias de ideas y potenciando la creatividad de nuestros compañeros.
Cuando se agregue una nueva encuesta a la reunión, los asistentes podrán acceder desde el mismo chat de la reunión para aportar su granito de arena y colaborar con sus ideas.
Todas las respuestas enviadas se mostrarán en un panel muy visual, dónde podremos ver cuántos votos ha tenido cada propuesta y su porcentaje total. Y una vez tengamos los resultados, podremos cerrar la encuesta y exportar todas las respuestas en formato Excel.
3. Grabación y expiración automáticas para reuniones
Esta nueva característica nos librará de muchos dolores de cabeza. En ocasiones se puede dar que iniciemos una reunión importante de la que queramos la grabación en el futuro para poder realizar consultas, pero que por un motivo u otro no le demos al botón para iniciar la grabación.
Gracias a esta característica, podremos configurar previamente si la reunión deberá grabarse automáticamente, permitiéndonos ser más ágiles en el momento de inciar la reunión y evitar que un despiste nos cueste caro.
De la mano de lo anterior, destacamos que ahora todas las grabaciones expirarán automáticamente al cabo de 60 días. Esta directiva aplica por defecto a toda la organización, tanto para las grabaciones almacenadas en OneDrive como en SharePoint.
¿Pero esto quiere decir que voy a perder contenido que necesito para revisar en el futuro? No, no tiene porqué. Como administradores de Microsoft Teams, podremos cambiar el periodo de expiración de las grabaciones para toda la compañía, permitiéndonos incluso ampliarlo por un periodo tan largo que nunca lleguen a expirar.
Si por lo contrario deseamos mantener esta política de manera global, los organizadores de las reuniones podrán actualizar la fecha de expiración de la grabación para evitar perderla de manera puntual. Para ello, solamente deberán acceder al archivo de vídeo generado en su OneDrive o en el sitio de SharePoint del canal de Teams donde se realizó la reunión y actualizar esa propiedad.
4. Velocidad de reproducción variable y reproducción con transcripción
Siguiendo con las novedades en las grabaciones de las reuniones, se han agregado nuevas funcionalidades a la reproducción de éstas que nos ayudarán a ahorrar tiempo.
En el último año ya se incorporó la posibilidad de reproducir los mensajes de voz de Teams variando la velocidad de los audios, como si se tratara de aplicaciones como WhatsApp, pues ahora esta misma característica la tendremos para la reproducción de las grabaciones de nuestras reuniones. Hacer esto es tan sencillo como abrir la grabación en el reproductor y seleccionar la velocidad a la que deseamos visualizar su contenido.
Otra característica que nos permitirá sacar el máximo potencial a nuestras grabaciones es la posibilidad de visualizar la transcripción junto con el vídeo. Para ello, es tan fácil como seleccionar “Transcripción” en el mismo reproductor de la grabación.
5. Novedades en Chat: Responder a un mensaje
Cuando estás en un chat de grupo, a menudo sucede que quieres contestar un mensaje concreto, pero esta funcionalidad solamente estaba disponible en la versión de Teams para móviles. Ahora esta característica ya la tenemos disponible en nuestra aplicación de escritorio. Para poder hacerlo, solamente deberemos seleccionar “Responder” para el mensaje que queremos citar. Automáticamente aparecerá el mensaje marcado en nuestro editor para que podamos insertar nuestra respuesta.
6. Nueva función: Vista compacta
A partir de ahora es posible encajar más mensajes en la pantalla gracias a la nueva vista compacta de los mensajes de Teams, lo que te permitirá visualizar hasta un 50% más de contenido.
Podemos activar esta funcionalidad desde las opción “General”. Al activarla verás como los mensajes se comprimen ahorrando mucho espacio en la pantalla.
7. Nueva función: Mindfulness en la app de Ideas Viva
La aplicación integrada de Teams «Ideas Viva» se renueva con una nueva funcionalidad pensada para mejorar nuestro bienestar en el trabajo y disfrutar más con las tareas que hacemos. Se trata de una funcionalidad de mindfulness desarrollada con la colaboración de Headspace, una de las empresas con más trayectoria en el mundo del mindfulness. Son sesiones cortas de 10 minutos como máximo que nos ayudarán a llevar mejor el día a día del trabajo.